Factureren als BV — Verplichte Gegevens, BTW & Automatische Opvolging

Factureren lijkt simpel — je stuurt een rekening en wacht op betaling. Maar voor een BV gelden strikte wettelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Een factuur die niet aan de eisen voldoet is niet alleen onprofessioneel, maar kan ook fiscale problemen veroorzaken.

De Belastingdienst stelt namelijk eisen aan facturen voor de BTW-administratie. Als je factuur niet voldoet aan de wettelijke vereisten, mag je afnemer de BTW op die factuur niet aftrekken als voorbelasting. Dat levert frictie op met je klanten en kan bij controle leiden tot correcties bij jou als verzender.

Daarnaast is de factuur een juridisch document. Bij een betalingsgeschil is de factuur het primaire bewijsstuk. Ontbreken er gegevens — zoals een factuurnummer of een duidelijke omschrijving van de prestatie — dan verzwakt dat je positie.

Voor BV's specifiek gelden aanvullende verplichtingen: je moet je KvK-nummer op de factuur vermelden, en als je BV in liquidatie is, moet dat ook op de factuur staan. Dit zijn details die veel DGA's over het hoofd zien, maar die bij controle wél worden getoetst.

Kortom: een goede factuur beschermt je BV juridisch, voorkomt BTW-problemen en versnelt betaling. Met de juiste software hoef je er niet eens over na te denken.

De wet (artikel 35a Wet op de omzetbelasting) schrijft voor welke gegevens op een factuur moeten staan. Voor een BV zijn dat:

1. Naam en adres van je BV — De statutaire naam zoals ingeschreven bij de KvK, inclusief het vestigingsadres.

2. BTW-identificatienummer — Je BTW-nummer in het format NL123456789B01. Dit is verplicht op elke factuur.

3. KvK-nummer — Uniek voor BV's: je bent verplicht je KvK-nummer te vermelden op al je uitgaande correspondentie, inclusief facturen.

4. Factuurnummer — Een uniek, opeenvolgend nummer. De Belastingdienst eist een doorlopende nummering zonder gaten. Gebruik een format als 2026-0001, 2026-0002, etc.

5. Factuurdatum — De datum waarop de factuur is opgesteld. Belangrijk voor de BTW: de factuur moet zijn opgesteld vóór de 15e dag van de maand volgend op de maand van de levering of dienst.

6. Naam en adres van de afnemer — Volledige naam en adres van degene aan wie je factureert. Bij zakelijke afnemers ook het BTW-nummer als je BTW verlegt.

7. Omschrijving van de prestatie — Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd of welke dienst je hebt verricht. "Werkzaamheden maart 2026" is te vaag; "Advieswerkzaamheden projectmanagement, 40 uur à €120" is correct.

8. Bedrag exclusief BTW — Het nettobedrag per tarief.

9. BTW-tarief en BTW-bedrag — Afzonderlijk vermeld per tarief (21%, 9%, 0%).

10. Totaalbedrag inclusief BTW — Het te betalen bedrag.

FINEO's Aria-agent vult al deze velden automatisch in op basis van je BV-gegevens en de klantdata die je hebt ingevoerd. Je hoeft alleen de prestatie en het bedrag in te vullen.

Nederland kent drie BTW-tarieven die je als BV kunt tegenkomen:

21% — Standaardtarief Het meest voorkomende tarief. Van toepassing op de meeste goederen en diensten: advies, IT-diensten, kantoorartikelen, software, etc.

9% — Verlaagd tarief Van toepassing op o.a. voedingsmiddelen, boeken (ook e-books), medicijnen, schilders- en stukadoorswerk aan woningen, logies en culturele activiteiten.

0% — Nultarief en vrijstelling Het nultarief geldt bij export buiten de EU en bij intracommunautaire leveringen aan zakelijke afnemers in de EU. Bij het nultarief heb je wél recht op voorbelasting-aftrek. Bij een vrijstelling (bijv. onderwijs, medische diensten) heb je dat niet.

Bijzondere situaties voor BV's:

Verlegging naar de afnemer (B2B EU): Bij diensten aan zakelijke afnemers in de EU factureer je zonder BTW en vermeld je op de factuur: "BTW verlegd naar afnemer op grond van art. 44 BTW-richtlijn." Je neemt het BTW-nummer van de afnemer op.

Verlegging bij onderaanneming: In de bouw en bij bepaalde zakelijke diensten wordt de BTW verlegd naar de hoofdaannemer. Vermeld: "BTW verlegd op grond van art. 12 lid 5 Wet OB."

Margeregeling: Bij handel in gebruikte goederen kan de margeregeling van toepassing zijn. Je berekent dan BTW over de winstmarge, niet over het volledige bedrag.

Aria herkent deze situaties automatisch op basis van de vestigingsplaats en het BTW-nummer van de afnemer en past het juiste tarief en de juiste vermelding toe.

De betalingstermijn die je op je factuur vermeldt bepaalt wanneer je betaling mag verwachten en wanneer je recht hebt op rente en incassokosten bij wanbetaling.

Standaard betalingstermijn: De wet kent geen verplichte betalingstermijn, maar de meest gebruikelijke termijn is 30 dagen. Je mag een kortere termijn hanteren (14 dagen is gebruikelijk bij kleine BV's) of een langere (60 dagen komt voor bij grote opdrachtgevers).

B2B maximumtermijn: Bij transacties tussen bedrijven geldt sinds de Wet bestrijding betalingsachterstanden een maximale betalingstermijn van 60 dagen, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen en de langere termijn niet kennelijk onbillijk is.

Wettelijke handelsrente: Als een zakelijke klant niet op tijd betaalt, heb je automatisch recht op wettelijke handelsrente. Per 1 januari 2026 is dat 12,5% per jaar. Je hoeft dit niet apart aan te kondigen — het vloeit voort uit de wet.

Incassokosten: Bij te late betaling mag je buitengerechtelijke incassokosten (BIK) in rekening brengen. De staffel is wettelijk vastgelegd: 15% over de eerste €2.500 (minimaal €40), 10% over de volgende €2.500, en zo aflopend.

FINEO's Aria-agent houdt automatisch bij welke facturen openstaan en hoe lang. Bij het naderen van de betalingstermijn wordt een herinnering gestuurd. Na het verstrijken volgt automatisch een aanmaning met de juiste renteberekening en BIK-vermelding — als jij dat wilt. Je kunt dit per klant in- of uitschakelen.

Soms moet je een factuur corrigeren of annuleren. De correcte manier om dat te doen is via een creditnota (ook wel creditfactuur). Een creditnota is het spiegelbeeld van een factuur: het vermindert de vordering op de klant en corrigeert de BTW.

Wanneer stuur je een creditnota? - Als je een fout hebt gemaakt op de originele factuur (verkeerd bedrag, verkeerd BTW-tarief) - Als de klant een deel van de levering retourneert - Als je achteraf een korting verleent - Als de opdracht geheel of gedeeltelijk wordt geannuleerd

Wat moet er op een creditnota staan? Een creditnota moet aan dezelfde eisen voldoen als een factuur, plus een verwijzing naar de originele factuur. Vermeld duidelijk dat het een creditnota betreft en neem het factuurnummer van de originele factuur op.

BTW-impact: De BTW op een creditnota corrigeer je in de BTW-aangifte van het kwartaal waarin je de creditnota uitreikt. Heb je in Q1 een factuur gestuurd van €10.000 + €2.100 BTW en in Q2 een creditnota van €2.000 + €420 BTW, dan vermindert de verschuldigde BTW in Q2 met €420.

Veelgemaakte fout: Een factuur "annuleren" door een negatief bedrag op een nieuwe factuur te zetten, zonder het een creditnota te noemen. De Belastingdienst accepteert dit niet — het moet expliciet een creditnota zijn met verwijzing naar het origineel.

Bij FINEO maak je een creditnota met twee klikken: selecteer de originele factuur, kies "Creditnota maken", en Aria genereert het document met alle juiste verwijzingen en BTW-correcties. De creditnota wordt automatisch meegenomen in de eerstvolgende BTW-aangifte.

Aria is de AI-agent binnen FINEO die gespecialiseerd is in facturatie en debiteurenbeheer. Ze neemt het repetitieve werk uit handen en zorgt ervoor dat je nooit meer een factuur vergeet of een wanbetaler over het hoofd ziet.

Factuur aanmaken: Je voert de klant, omschrijving en bedrag in. Aria vult automatisch alle verplichte gegevens aan: KvK-nummer, BTW-nummer, factuurnummer (doorlopend), betalingstermijn en bankgegevens. De factuur wordt gegenereerd als professionele PDF met je BV-huisstijl.

QR-code en iDEAL-betaallink: Elke factuur bevat automatisch een QR-code en een iDEAL-betaallink. Je klant scant de QR-code met de bank-app of klikt op de link, en betaalt direct. Geen handmatig overtypen van IBAN en referentienummer — dat scheelt fouten en versnelt betaling. In de praktijk zien we dat facturen met iDEAL-link gemiddeld 7 dagen sneller worden betaald.

Automatische herinneringen: Aria bewaakt de betalingstermijn. Twee dagen voor de deadline stuurt ze een vriendelijke herinnering. Bij overschrijding volgt na 7 dagen een aanmaning, en na 14 dagen een laatste sommatie met vermelding van wettelijke rente en incassokosten. Je kunt het schema per klant aanpassen of uitschakelen.

Debiteurenoverzicht: In je FINEO-dashboard zie je realtime welke facturen openstaan, hoeveel dagen ze over de betalingstermijn zijn, en wat het totale openstaande bedrag is. Cas (de cashflow-agent) neemt openstaande facturen mee in de cashflow-voorspelling, zodat je weet wanneer je welk bedrag kunt verwachten.

Het resultaat: minder administratie, snellere betaling en geen vergeten facturen of wanbetalers die door de mazen glippen.

Veel BV's hebben klanten met terugkerende opdrachten: maandelijkse retainers, abonnementen of periodieke leveringen. Handmatig elke maand dezelfde factuur aanmaken is tijdverspilling en foutgevoelig.

Aria ondersteunt terugkerende facturen. Je stelt eenmalig een template in met de klant, omschrijving, bedrag en frequentie (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks). Op de ingestelde datum genereert Aria automatisch de factuur, verstuurt deze per e-mail met QR-code en iDEAL-link, en start het debiteurenbeheer.

Praktijkvoorbeeld: Je BV levert maandelijks IT-support aan drie klanten voor respectievelijk €2.500, €4.000 en €1.500. Je stelt drie terugkerende facturen in. Op de 1e van elke maand genereert Aria de facturen, stuurt ze naar de klanten, en bewaakt de betaling. Dat bespaart je 30 minuten per maand aan facturatiewerk en voorkomt dat je vergeet een factuur te sturen.

Prijswijzigingen: Als je je tarieven aanpast, wijzig je het bedrag in het template. Alle toekomstige facturen worden automatisch aangepast. Historische facturen blijven ongewijzigd — dat is wettelijk verplicht.

Eindejaar-afhandeling: Aan het einde van het jaar genereert Aria een overzicht van alle terugkerende facturen per klant, inclusief totaalbedragen. Handig voor je jaarrekening en voor gesprekken met klanten over contractverlenging.

Dit is functionaliteit die bij de meeste boekhoudpakketten beschikbaar is, maar bij FINEO is het geïntegreerd met debiteurenbeheer, BTW-verwerking en cashflow-voorspelling. Alles werkt samen, zonder handmatige stappen.

Het versturen van een factuur is stap één. Ervoor zorgen dat die factuur snel wordt betaald is stap twee. Na het verwerken van duizenden facturen delen we de vijf effectiefste manieren om je betalingstermijn te verkorten:

1. Factureer direct na levering Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald krijgt. Het klinkt logisch, maar veel ondernemers stellen facturatie uit naar het einde van de maand. Factureer de dag van levering of de dag erna. Aria kan dit automatiseren: koppel een factuur aan een project of tijdregistratie en laat deze automatisch genereren bij afronding.

2. Gebruik een iDEAL-betaallink Elke factuur die Aria genereert bevat automatisch een QR-code en iDEAL-link. De drempel om te betalen wordt minimaal — je klant hoeft geen IBAN over te typen en kan direct betalen vanuit de e-mail. Dit verkort de betalingstermijn gemiddeld met een week.

3. Hanteer een korte betalingstermijn Een betalingstermijn van 14 dagen in plaats van 30 dagen verkort je gemiddelde incassotijd. De meeste klanten betalen binnen de gestelde termijn, ongeacht of die 14 of 30 dagen is. Kies 14 dagen als standaard en maak uitzonderingen voor grote opdrachtgevers die 30 dagen eisen.

4. Stuur proactieve herinneringen Aria stuurt automatisch een herinnering twee dagen vóór de deadline. Dit is geen aanmaning — het is een vriendelijke "reminder" dat de factuur bijna vervalt. Het voorkomt dat de factuur onderin de inbox verdwijnt.

5. Wees consequent bij wanbetaling Niets ondermijnt je betalingsmoraal zo snel als inconsequentie. Als je bij sommige klanten te laat betalen tolereert, leren ze dat ze ermee wegkomen. Aria's automatische herinneringen en aanmaningen zorgen voor consistentie zonder dat je er zelf aan hoeft te denken.