Bewaarplicht Administratie: Welke Documenten Moet je 7 Jaar Bewaren?

De fiscale bewaarplicht verplicht ondernemers om hun administratie zeven jaar te bewaren. Dit staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De termijn van zeven jaar gaat in na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft.

Dat betekent dat je administratie over 2025 pas na 31 december 2032 mag worden vernietigd. Voor bepaalde documenten — zoals gegevens over onroerend goed — geldt zelfs een bewaarplicht van tien jaar.

De bewaarplicht geldt voor alle ondernemers: ZZP'ers, BV's, VOF's en eenmanszaken. Het maakt niet uit of je een kleine of grote onderneming hebt.

De wet noemt de volgende documenten:

Basisadministratie - Grootboekadministratie en dagboeken - Debiteuren- en crediteurenadministratie - Voorraadadministratie - In- en verkoopboek

Facturen - Alle uitgereikte verkoopfacturen - Alle ontvangen inkoopfacturen - Creditnota's

Bankzaken - Bankafschriften van alle zakelijke rekeningen - Kasstaten (bij contante omzet) - Betaalbewijzen

Overeenkomsten - Contracten met klanten en leveranciers - Huur- en leaseovereenkomsten - Arbeidsovereenkomsten - Verzekeringspolissen

Fiscaal - Aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en BTW - Jaarrekeningen en jaarverslagen - Notulen van aandeelhoudersvergaderingen (bij een BV)

Overig - Correspondentie met de Belastingdienst - Subsidie- en investeringsbeschikkingen - Software-licenties voor je boekhoudpakket

Ja. Sinds 2014 mogen alle documenten digitaal worden bewaard, inclusief facturen. De voorwaarden zijn:

• De digitale versie moet inhoudelijk identiek zijn aan het origineel
• Het document moet gedurende de hele bewaartermijn raadpleegbaar en leesbaar zijn
• De authenticiteit en integriteit van het document moeten gewaarborgd zijn

In de praktijk betekent dit dat je facturen als PDF mag opslaan, mits je ze niet kunt wijzigen na opslag. Scan je papieren bonnetjes, dan mag je het origineel weggooien — zolang de scan leesbaar is en de gegevens compleet zijn.

Tip: gebruik een boekhoudpakket dat documenten automatisch opslaat met een tijdstempel en audit trail. Dan is de authenticiteit gewaarborgd.

Voor gegevens die betrekking hebben op onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar. Dit heeft te maken met de herzieningsregeling voor BTW op onroerend goed. Als je een pand koopt of verbouwt, kan de BTW-aftrek gedurende tien jaar worden herzien. Je moet dus alle documenten bewaren die betrekking hebben op de aankoop, verbouwing en het gebruik van het pand.

Dit geldt voor: - Aankoopakten en leveringsakten - Verbouwingsfacturen - Huurovereenkomsten - Bestemmingswijzigingen - BTW-berekeningen bij gemengd gebruik

Als de Belastingdienst bij een controle constateert dat je niet aan de bewaarplicht voldoet, zijn de gevolgen:

Omkering bewijslast: de Belastingdienst mag de hoogte van je inkomen of omzet schatten, en jij moet bewijzen dat die schatting onjuist is. Normaal is het andersom — de Belastingdienst moet bewijzen dat je aangifte onjuist is.

Boete: voor het niet voldoen aan de administratieve verplichtingen kan een boete worden opgelegd tot €5.514 (2026). Bij herhaaldelijke overtredingen kan dit oplopen.

Naheffing: als de Belastingdienst op basis van de beschikbare gegevens correcties doorvoert, betaal je het verschil plus rente.

De omkering van de bewijslast is het zwaarste gevolg. Het is vrijwel onmogelijk om te bewijzen dat een schatting van de Belastingdienst onjuist is als je je eigen administratie niet meer hebt.

Digitaal archief opzetten: - Maak een mappenstructuur per boekjaar: facturen, bankafschriften, overeenkomsten, aangiften. - Gebruik duidelijke bestandsnamen met datum en omschrijving. - Maak regelmatig back-ups op een andere locatie (cloud of externe schijf).

Automatiseer waar mogelijk: - Gebruik een boekhoudpakket dat facturen en boekingen automatisch opslaat. - Koppel je bankrekening via PSD2 zodat bankafschriften automatisch worden opgehaald. - Scan bonnetjes via een app die OCR gebruikt.

Opschoningsprotocol: - Markeer per boekjaar wanneer de bewaartermijn afloopt. - Vernietig documenten pas na het verlopen van de termijn. - Houd rekening met lopende belastingprocedures — bewaar alles tot de procedure definitief is afgerond.

De Auditfile (XAF) is een gestandaardiseerd digitaal bestand dat al je boekingen bevat. Hoewel de Auditfile niet expliciet genoemd wordt in de bewaarplicht, vraagt de Belastingdienst er bij vrijwel elk boekenonderzoek om. Het is de facto een vereiste.

De Auditfile vormt de kern van je digitale administratie. Als je de Auditfile kunt genereren over elk gewenst boekjaar, heb je de basis van je bewaarplicht gedekt. In combinatie met de onderliggende facturen en bankafschriften is je administratie compleet.

Bij FINEO wordt de Auditfile automatisch gegenereerd. Je kunt het bestand per boekjaar downloaden en archiveren. Bij Moneybird en Exact Online moet je het bestand handmatig exporteren.

FINEO slaat alle boekingen, facturen en documenten automatisch op in een beveiligd archief. Bankafschriften worden via PSD2 opgehaald en opgeslagen, inkoopfacturen worden gescand en gearchiveerd, en je Auditfile is altijd beschikbaar.

Concreet: - Alle documenten worden opgeslagen met een tijdstempel en audit trail - Facturen zijn gekoppeld aan boekingen en bankafschriften - De bewaartermijn wordt automatisch bijgehouden - Je kunt per boekjaar een compleet digitaal archief downloaden - Alles staat op Europese servers, versleuteld in transit en at rest

Bij veel traditionele boekhoudpakketten moet je zelf een archiefsysteem opzetten. FINEO doet dit automatisch. Bekijk alle functies op de [functiepagina](/functies).