BTW-controle door de Belastingdienst: Dit Moet je Klaar Hebben

Een BTW-controle is een gerichte controle door de Belastingdienst op je omzetbelastingaangiften. De inspecteur controleert of de BTW die je hebt afgedragen en de voorbelasting die je hebt afgetrokken correct zijn. Dit kan onderdeel zijn van een breder boekenonderzoek, maar het kan ook een op zichzelf staande controle zijn.

De Belastingdienst voert BTW-controles uit op basis van risicoanalyse: grote teruggaven, sterk wisselende aangiften of branche-specifieke signalen kunnen aanleiding zijn voor een controle.

Er zijn verschillende triggers voor een BTW-controle:

Hoge teruggaven: als je structureel meer BTW terugvraagt dan je afdraagt (bijvoorbeeld bij grote investeringen of export), is de kans op controle groter.

Inconsistenties: als je kwartaalcijfers sterk fluctueren zonder logische verklaring, trekt dat de aandacht.

Suppletieaangiften: als je regelmatig suppleties indient, kan de Belastingdienst besluiten je hele BTW-administratie te controleren.

Branche-specifiek: sommige branches (bouw, autohandel, horeca) worden vaker gecontroleerd vanwege bekende BTW-risico's.

Steekproef: ook zonder specifieke aanleiding kun je geselecteerd worden.

De inspecteur bekijkt de volgende onderdelen:

Uitgaande facturen: voldoen je facturen aan de wettelijke eisen? Is het juiste BTW-tarief toegepast? Zijn alle facturen verantwoord in je aangifte?

Inkomende facturen en voorbelasting: heb je recht op aftrek van de voorbelasting? Voldoen de inkoopfacturen aan de eisen? Zijn er privéuitgaven waar je ten onrechte BTW op hebt afgetrokken?

Intracommunautaire transacties: zijn leveringen en diensten binnen de EU correct aangegeven? Klopt je ICP-opgave?

Verleggingsregelingen: is de BTW-verlegging bij onderaanneming of buitenlandse diensten correct toegepast?

Pro-rata bij gemengd gebruik: als je zowel belaste als vrijgestelde prestaties verricht, wordt gecontroleerd of de pro-rata correct is berekend.

Kascontrole: bij contante omzet wordt gekeken of de kasadministratie klopt.

Verplicht: - Alle ingediende BTW-aangiften over de controleperiode - Alle verkoop- en inkoopfacturen - Bankafschriften die aansluiten op de aangiften - Auditfile (XAF) over de controleperiode - ICP-opgaven (indien van toepassing) - Suppletieaangiften (indien ingediend)

Aanbevolen: - Aansluiting tussen aangifte en grootboek (BTW-specificatie) - Overzicht van toegepaste verleggingsregelingen - Onderbouwing van het BTW-tarief bij bijzondere posten - Pro-rata-berekening (bij gemengd gebruik)

Hoe beter je deze documenten geordend hebt, hoe soepeler de controle verloopt.

De meest voorkomende fouten bij BTW-controles:

Privéuitgaven met BTW-aftrek: supermarktbonnen, restaurantbezoek dat niet zakelijk is, of een televisie voor thuis die als kantooruitgave is geboekt.

Verkeerd BTW-tarief: het lage tarief (9%) toegepast waar het hoge tarief (21%) had moeten gelden, of andersom.

Ontbrekende facturen: BTW afgetrokken op basis van een bankafschrift in plaats van een geldige factuur. De wet vereist een factuur die voldoet aan artikel 35a van de Wet OB.

Onjuiste ICP: leveringen aan EU-bedrijven als binnenlandse verkoop geboekt, of het BTW-nummer van de afnemer niet gecontroleerd via VIES.

Te late suppletie: als je een fout ontdekt in een eerdere aangifte, moet je binnen acht weken een suppletieaangifte doen. Doe je dat niet, dan kan het als opzet worden gezien.

De gevolgen hangen af van wat de inspecteur vindt:

Geen correcties: de controle wordt zonder gevolgen afgesloten. Dit komt regelmatig voor bij ondernemers met een goede administratie.

Naheffingsaanslag: je moet het verschil bijbetalen, plus rente (belastingrente). De rente bedraagt momenteel circa 7,5% per jaar.

Vergrijpboete: bij grove schuld of opzet kan de Belastingdienst een boete opleggen van 25% tot 100% van het nageheven bedrag.

Correctie voor toekomstige aangiften: de inspecteur kan afspraken maken over de verwerking van bepaalde posten in toekomstige aangiften.

Bij ernstige fraude kan strafrechtelijke vervolging volgen, maar dat is uitzonderlijk en beperkt tot gevallen van opzettelijke belastingontduiking.

• Controleer elke factuur op volledigheid: naam, adres, BTW-nummer, datum, omschrijving, bedrag en tarief.
• Gebruik het juiste tarief: raadpleeg bij twijfel de BTW-tarieftabel van de Belastingdienst.
• Scheid privé en zakelijk: boek privéuitgaven nooit als zakelijke kosten.
• Controleer ICP via VIES: verifieer het BTW-nummer van je EU-afnemer voordat je het nultarief toepast.
• Dien suppleties op tijd in: ontdek je een fout? Corrigeer binnen acht weken.
• Bewaar alles zeven jaar: de Belastingdienst mag tot vijf jaar terug controleren, maar de bewaarplicht is zeven jaar.

FINEO bewaakt je BTW-compliance doorlopend. Vera — de BTW-agent — controleert elke boeking op het juiste BTW-tarief, signaleert ontbrekende facturen en berekent je kwartaalaangifte automatisch. De reviewer controleert alles voordat je indient.

Bij een BTW-controle genereer je met één klik de Auditfile, de BTW-specificatie en een overzicht van alle facturen per kwartaal. De Belastingdienst Copilot analyseert het controleverzoek en stelt automatisch het juiste dossier samen.

Dat niveau van automatische BTW-controle bieden Moneybird, Exact Online en Jortt niet. Bekijk alle functies op de [functiepagina](/functies).