Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar voor je BV in 2026?

Zakelijke kosten verlagen de winst van je BV, en daarmee de vennootschapsbelasting die je betaalt. Toch laten ondernemers elk jaar geld liggen: kosten die ze niet aftrekken omdat ze niet weten dat het mag, of juist kosten die ze té ruim aftrekken en bij een controle moeten terugbetalen — met rente en soms een boete.

Dit overzicht zet voor 2026 op een rij wat je BV mag aftrekken: de hoofdregel, de kosten die volledig aftrekbaar zijn, de "gemengde" kosten die maar beperkt aftrekbaar zijn (met de actuele drempel en percentages), wat helemaal niet mag, en het verschil tussen een kostenpost en een investering die je moet afschrijven. En tot slot: hoe je het bewijsbaar vastlegt, want zonder onderbouwing telt geen enkele aftrekpost.

Het uitgangspunt is ruim: kosten die je maakt ten behoeve van de onderneming zijn aftrekbaar van de winst. Of een uitgave zakelijk is, bepaal je aan de hand van het zakelijke belang — niet aan de hand van wat handig of leuk is.

De drie vragen die je bij elke uitgave stelt:

1. Is de uitgave gedaan met een zakelijk doel? (de onderneming heeft er belang bij) 2. Staat ze op naam van de BV en is ze uit de zakelijke rekening betaald? 3. Kun je het onderbouwen met een factuur of bon?

Is het antwoord drie keer ja, dan is de kostenpost in beginsel aftrekbaar. De grijze gebieden zitten in drie categorieën die we hieronder uitwerken: kosten die maar deels aftrekbaar zijn (gemengde kosten), kosten die helemaal niet mogen, en uitgaven die eigenlijk investeringen zijn.

Het overgrote deel van je kosten is gewoon 100% aftrekbaar. De meest voorkomende:

• Inkoop en materiaal — alles wat direct in je product of dienst gaat.
• Personeelskosten — brutolonen, werkgeverslasten, pensioenpremies (de werkkostenregeling regelt apart welke vergoedingen/verstrekkingen onbelast kunnen — zie de WKR-gids).
• Huisvesting — huur, energie, internet en inrichting van een zakelijk pand.
• Software, abonnementen en tools — boekhouding, hosting, vakliteratuur, verzekeringen.
• Marketing — website, advertenties, drukwerk.
• Zakelijke reiskosten — openbaar vervoer volledig; voor de auto van de zaak gelden eigen regels (zie de aparte gids).
• Advieskosten — accountant, jurist, notaris (voor zakelijke akten).

De gemene deler: een direct en aantoonbaar zakelijk belang, zonder noemenswaardig privévoordeel. Zodra er een privé- of "genots"-component in zit, kom je in de volgende categorie.

Sommige kosten hebben naast een zakelijk belang ook een privé- of luxe-element. Voor deze gemengde kosten — denk aan representatie, relatiegeschenken, voedsel, drank, congressen, seminars en studiereizen — geldt een aftrekbeperking. In 2026 mag je BV kiezen tussen twee methoden:

| Methode | Hoe het werkt (2026) | |---|---| | Drempelmethode | De eerste € 5.700 aan gemengde kosten is niet aftrekbaar; alles daarboven is 100% aftrekbaar. | | Percentagemethode | 73,5% van álle gemengde kosten is aftrekbaar (geen drempel). |

Je kiest per jaar de methode die voor jou het gunstigst uitpakt. Vuistregel: heb je relatief weinig gemengde kosten (rond of onder de €5.700), dan is de percentagemethode meestal beter; heb je er veel, dan wint vaak de drempelmethode (je verliest dan alleen die eerste €5.700 in plaats van 26,5% van het totaal).

Let op het verschil met de inkomstenbelasting: voor IB-ondernemers is het percentage 80%, voor de vennootschapsbelasting (jouw BV) is het 73,5%. Verwar de twee niet.

Een aantal uitgaven is wettelijk uitgesloten van aftrek, hoe "zakelijk" ze ook voelen:

• Boetes en geldstraffen — verkeersboetes, fiscale boetes, dwangsommen. Niet aftrekbaar, punt.
• Kosten van een misdrijf en steekpenningen.
• Algemene kosten met een overheersend privékarakter — persoonlijke verzorging, privékleding (behalve echte werk-/beschermkleding met logo), algemene literatuur.
• Een deel van gemengde kosten (zie hierboven).
• De vennootschapsbelasting zelf en aanverwante heffingen zijn niet aftrekbaar van de eigen winst.

Probeer een privé-uitgave niet "zakelijk te maken". Bij een controle corrigeert de Belastingdienst de aftrek, rekent belastingrente, en bij opzet een vergrijpboete — en het ondermijnt de geloofwaardigheid van de rest van je administratie.

Niet elke uitgave is een kostenpost die je in één keer aftrekt. Koop je een bedrijfsmiddel dat meer dan € 450 (excl. btw) kost en langer dan een jaar meegaat — een laptop, machine, inrichting — dan is het een investering. Die trek je niet in één keer af, maar je activeert hem op de balans en schrijft hem over meerdere jaren af. Elk jaar is dan een stukje (de afschrijving) aftrekbaar.

Daar staat iets tegenover: investeringen kunnen recht geven op extra aftrek. Investeer je in 2026 tussen € 2.901 en € 392.230 in bedrijfsmiddelen, dan kun je naast de afschrijving ook kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) krijgen — en voor duurzame of innovatieve bedrijfsmiddelen mogelijk EIA, MIA of Vamil (zie de investeringsaftrek-gids).

De valkuil: een dure aankoop ten onrechte in één keer als kosten boeken. Dat levert dit jaar een te lage winst op en wordt bij een controle gecorrigeerd. Goede boekhoudsoftware herkent dit en zet zo'n post automatisch op de juiste manier in de boeken.

Verwar de btw (voorbelasting) niet met de aftrek van de winst (vennootschapsbelasting). Het zijn twee losse sporen op dezelfde bon:

• De btw op een zakelijke kostenpost verreken je als voorbelasting in je btw-aangifte (zie de btw-aangifte-gids). Bij gemengd of privégebruik mag je de btw maar deels terugvragen.
• Het bedrag exclusief btw is (volgens de regels hierboven) aftrekbaar van je winst voor de vennootschapsbelasting.

Eén kostenpost raakt dus twee aangiften. Een goede boekhouding splitst dat per bon automatisch: het juiste btw-tarief voor de btw-aangifte én de juiste grootboekrekening en aftrekbeperking voor de winst.

Een aftrekpost telt alleen als je hem kunt onderbouwen. Praktisch:

• Bewaar elke bon en factuur — digitaal mag. De fiscale bewaarplicht is 7 jaar (voor onroerend goed langer); zie de bewaarplicht-gids.
• Een factuur moet aan de eisen voldoen voor btw-aftrek (naam, btw-nummer, bedragen, datum) — een kassabon zonder die gegevens is voor de btw vaak onvoldoende.
• Leg het zakelijke doel vast bij twijfelgevallen (wie, wat, waarom) — dat is je verdediging bij een controle.
• Betaal zakelijk. Uitgaven die je privé voorschiet, boek je via de rekening-courant of een declaratie, met de bon eraan vast.

De administratie is geen bijzaak: ze is precies de onderbouwing waarop een aftrekpost staat of valt.

Het echte lek is niet dat ondernemers de regels niet kennen, maar dat bonnen kwijtraken en kosten verkeerd worden geboekt. FINEO sluit dat lek bij de bron: je fotografeert of mailt een bon en de OCR (Nox) leest hem uit, splitst het btw-tarief, kiest de juiste grootboekrekening en past de aftrekbeperking op gemengde kosten automatisch toe — inclusief de keuze tussen de €5.700-drempel en de 73,5%-methode. Aankopen boven de € 450 worden herkend als investering en op de juiste manier geactiveerd in plaats van in één keer afgeboekt. Zo laat je geen aftrek liggen én loop je niet tegen een correctie aan: elke euro die mag, wordt afgetrokken; elke euro die niet mag, wordt correct behandeld.