Jaarrekening deponeren bij de KvK in 2026: termijnen, publicatieplicht en de aansprakelijkheidsval

Elke besloten vennootschap in Nederland is verplicht haar jaarrekening openbaar te maken door deze te deponeren bij de Kamer van Koophandel (art. 2:394 BW). Veel DGA's zien dit als een administratieve afvinkactie — een PDF'je dat de boekhouder "wel een keer" upload. Dat is precies de gedachte die jaarlijks ondernemers hun privévermogen kost.

De kern in één zin: als je BV failliet gaat en je hebt de jaarrekening van een van de voorgaande drie boekjaren te laat of niet gedeponeerd, staat wettelijk vast dat je je taak onbehoorlijk hebt vervuld — en wordt vermoed dat dat een belangrijke oorzaak van het faillissement is (art. 2:248 lid 2 BW). De bewijslast draait dan om: niet de curator moet bewijzen dat je faalde, jij moet bewijzen dat je het niet deed. Dat is een bijna onmogelijke positie, en het verschil tussen een schone streep en hoofdelijke aansprakelijkheid voor het hele tekort van de boedel.

Deze gids legt uit wat deponeren precies is, welke termijnen in 2026 gelden, wat je per grootteklasse moet publiceren, hoe je digitaal deponeert, en hoe je de aansprakelijkheidsval ontwijkt.

Deponeren is de laatste van drie afzonderlijke handelingen. Ze worden vaak verward, maar de wet behandelt ze los — en de termijnen stapelen op elkaar.

| Stap | Wie | Wat | Wettelijke basis | |---|---|---|---| | 1. Opmaken | Het bestuur | De jaarrekening (balans + winst-en-verliesrekening + toelichting) opstellen en ondertekenen | art. 2:210 BW | | 2. Vaststellen | De algemene vergadering (aandeelhouders) | De opgemaakte jaarrekening goedkeuren/vaststellen | art. 2:210 lid 3 BW | | 3. Deponeren | Het bestuur | De vastgestelde jaarrekening openbaar maken bij de KvK | art. 2:394 BW |

Opmaken ≠ vaststellen ≠ deponeren. Een jaarrekening die wel is opgesteld maar niet vastgesteld én niet gedeponeerd, telt voor de wet als niet-openbaar gemaakt. En "de accountant heeft hem af" is geen deponering — pas wanneer het stuk fysiek bij de KvK staat, heb je aan je publicatieplicht voldaan.

Voor een BV met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar (boekjaar 2025) gelden in 2026 de volgende termijnen:

| Handeling | Termijn | Voor boekjaar 2025 | |---|---|---| | Bestuur maakt jaarrekening op | binnen 5 maanden na boekjaareinde | uiterlijk 31 mei 2026 | | Uitstel door de AVA (bijzondere omstandigheden) | maximaal 5 maanden extra | uiterlijk 31 oktober 2026 | | AVA stelt vast | binnen 2 maanden na opmaken | — | | Deponeren na vaststelling | binnen 8 dagen | art. 2:394 lid 1 BW | | Absolute uiterste deponeerdatum | uiterlijk 12 maanden na boekjaareinde | 31 december 2026 |

De buitengrens is dus 12 maanden: voor boekjaar 2025 staat de jaarrekening uiterlijk 31 december 2026 bij de KvK. Wacht daar nooit tot het laatst mee — de feestdagen en een eventuele afkeuring kosten je net die laatste dagen.

Hier gaat het bij familie- en eenpersoons-BV's vaak mis. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder van de BV? Dan geldt de ondertekening van de opgemaakte jaarrekening meteen als vaststelling (art. 2:210 lid 5 BW). De aparte vaststellingsstap door de AVA vervalt — er is immers niemand anders die nog moet goedkeuren.

Dat klinkt handig, maar het verkort je deponeertermijn fors. Omdat opmaken/ondertekenen samenvalt met vaststellen, gaat de 8-dagen-deponeerklok direct lopen na het opmaken. Praktisch betekent dit:

> Voor een BV waarvan alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, is de uiterste deponeerdatum 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar — niet 12 maanden. Voor boekjaar 2025 is dat uiterlijk 8 november 2026.

De meeste DGA-holdings en eenpersoons-werk-BV's vallen onder deze regel zonder dat de eigenaar het weet. Wie blind op "31 december" mikt, is dan bijna twee maanden te laat — met alle gevolgen van dien. De regel kan in de statuten worden uitgesloten; check dus je eigen statuten of vraag het je adviseur.

Je hoeft niet je volledige jaarrekening op straat te leggen. Boek 2 BW deelt rechtspersonen in vier grootteklassen in op basis van balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers. Je valt in een klasse als je op twee van de drie criteria onder de grens blijft, twee jaar achter elkaar. De grenzen zijn voor boekjaren vanaf 2024 met circa 25% verhoogd:

| Klasse | Balanstotaal ≤ | Netto-omzet ≤ | Werknemers ≤ | Wat je deponeert | |---|---|---|---|---| | Micro | € 450.000 | € 900.000 | 10 | Sterk verkorte balans (enkele regels) | | Klein | € 7,5 mln | € 15 mln | 50 | Beperkte balans + toelichting; geen W&V, geen accountantsverklaring | | Middelgroot | € 25 mln | € 50 mln | 250 | Balans + (verkorte) W&V + toelichting + accountantsverklaring + bestuursverslag | | Groot | boven middelgroot | boven middelgroot | boven 250 | Volledige jaarrekening + accountantsverklaring + bestuursverslag |

Verreweg de meeste DGA-BV's en holdings zijn micro of klein. Dat is goed nieuws: je publiceert dan alleen een beknopte balans met toelichting. Je winst, je omzet en je DGA-salaris blijven uit de openbare stukken. Concurrenten en nieuwsgierige relaties zien dus niet wat je verdient — een misverstand dat veel ondernemers onnodig nerveus maakt over deponeren.

Deponeren gaat niet meer met een papieren stuk of een losse PDF die je upload. Het verloopt via SBR (Standard Business Reporting): een gestandaardiseerd digitaal formaat waarmee de cijfers als data worden aangeleverd. Je hebt drie routes:

1. Zelf via Mijn KvK / Digipoort. Voor micro- en kleine BV's biedt de KvK een online invulservice waarmee je de beperkte balans rechtstreeks deponeert met eHerkenning. 2. Via je boekhoudsoftware. Veel boekhoudpakketten genereren de SBR-aangifte en deponeren met één klik, mits je administratie op orde en je boekjaar afgesloten is. 3. Via je accountant of boekhouder. Die stelt de jaarrekening op, laat hem vaststellen en deponeert namens jou.

Kleine en micro-BV's zijn al verplicht digitaal via SBR te deponeren; voor middelgrote en grote BV's geldt de SBR-deponeerplicht inmiddels gefaseerd ook. De rode draad: hoe beter je lopende administratie, hoe soepeler het opmaken én deponeren. Een achterstand in je boekhouding is de echte oorzaak van te-laat-deponeren — niet de deponeerhandeling zelf.

Niet (tijdig) deponeren raakt je op twee fronten tegelijk.

1. Economisch delict. Het niet voldoen aan de publicatieplicht is een economisch delict (Wet op de economische delicten). Dat kan leiden tot een geldboete (tot € 25.750) of, in zwaardere gevallen, hechtenis. Het Bureau Economische Handhaving kan hierop controleren.

2. Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement (de grote). Gaat je BV binnen drie jaar na een te late of ontbrekende deponering failliet, dan bepaalt art. 2:248 lid 2 BW dat het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld én wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. De curator hoeft dan alleen het tekort te berekenen; jij draait persoonlijk en hoofdelijk op voor het hele boedeltekort, tenzij je dat vermoeden weet te weerleggen. Een "onbelangrijk verzuim" (een paar dagen te laat met een goede reden) telt niet mee, maar maanden te laat of helemaal niet deponeren is geen onbelangrijk verzuim.

Dit is dezelfde mechaniek die ook speelt bij een onzorgvuldige turboliquidatie van een lege BV: niet-deponeren is een rode vlag die bestuurders persoonlijk raakt. Deponeren op tijd is dus niet alleen een plicht — het is je goedkoopste aansprakelijkheidsverzekering.

"Mijn holding doet niets, dus die hoeft niet te deponeren." Onjuist. Ook een lege of slapende BV en een persoonlijke holding hebben een deponeerplicht, elk boekjaar, zolang ze bestaan. Wil je van de verplichting af, dan moet de BV netjes worden opgeheven.

"De boekhouder regelt het wel." De wettelijke verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur, niet bij de boekhouder. Als het misgaat, ben jij als bestuurder aansprakelijk — niet je dienstverlener. Spreek expliciet af wie deponeert en bewaak de bevestiging dat het gebeurd is.

"Ik mik op 31 december." Voor de meeste DGA-BV's (alle aandeelhouders zijn bestuurder) is de echte deadline 10 maanden en 8 dagen — voor boekjaar 2025 dus 8 november 2026.

"Geen controle nodig, dus geen haast." De opmaaktermijn en de deponeertermijn lopen los van een eventuele accountantscontrole. Klein/micro hebben geen verklaring nodig, maar de termijnen gelden onverkort.

De beste preventie is structureel: houd je administratie het hele jaar bij, sluit je boekjaar snel af, en zet de deponeerdeadline als harde herinnering in je agenda — niet als losse actie in december.

De reden dat deponeren misgaat, is bijna nooit de deponeerhandeling zelf — het is een achterstallige administratie waardoor de jaarrekening niet op tijd klaar is. FINEO pakt dat bij de bron aan: je bank- en kasstromen worden continu en automatisch geboekt en gecategoriseerd, zodat je boekjaar in een paar dagen af te sluiten is in plaats van in een paniekweek in oktober. Vanuit die actuele cijfers rolt de jaarrekening eruit, met de deponeerdeadlines (inclusief de 10-maanden-en-8-dagen-regel) als bewaakte mijlpaal in plaats van een vergeten verplichting. Je houdt zo niet alleen de KvK tevreden, maar ook de bewijslast aan jouw kant als het ooit ergens op aankomt.