Exact Online alternatief: wat de overstap je echt kost

Wie zoekt op “exact online alternatief” heeft de beslissing meestal al half genomen. Je weet dat er andere pakketten zijn. Wat je niet weet, is of je jezelf in de voet schiet door te wisselen: of je je historie meekrijgt, of je btw-aangifte straks nog klopt, en hoeveel avonden het je kost.

Dus slaan we het lijstje over. Dit artikel behandelt de vijf dingen die mensen daadwerkelijk tegenhouden:

1. Wat je uit Exact Online krijgt, en in welk formaat. 2. Wat er met je lopende boekjaar, je btw-historie en je audit trail gebeurt. 3. Wat er breekt op dag één — bankkoppeling, terugkerende facturen, de toegang van je accountant. 4. Wanneer je beter blijft zitten. Die paragraaf staat er niet voor de vorm. 5. Wat het kost in uren, niet alleen in euro’s.

Wij zijn FINEO en wij zijn partijdig: wij willen dat je overstapt. Maar een overstap die halverwege vastloopt is voor ons net zo waardeloos als voor jou, dus je krijgt hieronder ook de gevallen waarin overstappen gewoon een slecht idee is.

De ruggengraat van elke overstap is de auditfile: het XML Auditfile Financieel, kortweg XAF. Dat is een Nederlandse standaard, geen Exact-formaat. Elk serieus boekhoudpakket kan hem lezen, en de Belastingdienst vraagt er bij een controle zelf om.

Volgens de supportdocumentatie van Exact (geraadpleegd september 2026) maak je hem via *Administratienaam > Import/Export > Export > Auditfile*, of via *Financieel > Aangiftes > Aanmaken auditfile*. Menu’s verschuiven; ga uit van wat je op je eigen scherm ziet.

Het belangrijkste inzicht: de auditfile bevat je cijfers, niet je documenten. Dat onderscheid bepaalt driekwart van het werk.

| Wat | Zit het in de auditfile? | Zo neem je het anders mee | |---|---|---| | Grootboekschema | Ja | — | | Alle journaalposten, per regel, met btw-code | Ja | — | | Debiteuren en crediteuren met NAW, btw-nummer, IBAN | Ja | — | | Saldi en beginbalans per boekjaar | Ja, af te leiden uit de boekingen | Kolommenbalans als csv of Excel | | Verkoopfactuur-PDF’s | Nee | Aparte export van de bestanden | | Bonnen en gescande inkoopfacturen | Nee | Aparte export van de bestanden | | Factuursjabloon en huisstijl | Nee | Opnieuw opbouwen | | Terugkerende facturen en abonnementen | Nee | Opnieuw instellen | | Bankkoppelingen | Nee | Opnieuw koppelen | | Koppelingen met webshop, kassa, urenregistratie | Nee | Opnieuw koppelen | | Gebruikers en de toegang van je accountant | Nee | Opnieuw inrichten |

Exact adviseert zelf om vóór een wijziging of opzegging een back-up én een auditfile van je administratie te maken, en daarnaast je gegevens te exporteren in csv- of Excel-formaat plus een kopie van de binaire gegevens — pdf-bijlagen, afbeeldingen en e-mails (bron: Exact Online supportartikel over opzeggen, geraadpleegd september 2026).

Doe dat ook. En doe het in deze volgorde: maak de auditfile, open hem, en kijk of je eigen boekjaren, je btw-codes en je relaties erin staan. Een auditfile die je nooit hebt geopend is geen back-up, dat is een aanname.

Dit is het stuk waar mensen zich op verkijken, en het is ook het enige onomkeerbare.

In de Exact SaaS Voorwaarden (versie juli 2026, artikel 5.7) staat dat je tot drie maanden na beëindiging kunt vragen om heractivering, en dat je Exact toestemming geeft om je gegevens “te bewaren gedurende de periode van 3 (drie) maanden na de beëindiging” en ze daarna “te vernietigen na afloop van die periode”. Heractiveren is bovendien geen recht: Exact is er niet toe verplicht en er hangt een heractiveringsvergoeding aan.

Zet daar je eigen verplichting naast. De Belastingdienst hanteert een bewaarplicht van 7 jaar voor je administratie, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken.

Drie maanden tegenover zeven jaar. Dat is de hele reden dat de volgorde niet onderhandelbaar is:

> Eerst exporteren. Dan de export controleren. Pas daarna opzeggen.

Twee dingen over de opzegging zelf, ook uit diezelfde voorwaarden (versie juli 2026):

• Een maandabonnement loopt per maand door en wordt stilzwijgend met telkens één maand verlengd; je zegt op via de webapplicatie met één maand opzegtermijn vanaf de prolongatiedatum.
• Bij een jaarabonnement ligt het anders: dat wordt telkens stilzwijgend met een jaar verlengd en je zegt op tegen het einde van de lopende periode, met één maand opzegtermijn. Mis je dat moment, dan zit je er nog een jaar aan vast.

Kijk dus eerst welk van de twee je hebt. Dat bepaalt of je overstap een kwestie van weken of van maanden is.

*Dit is algemene informatie, geen fiscaal of juridisch advies. Voorwaarden en termijnen veranderen — controleer ze in je eigen contract en op belastingdienst.nl.*

Er zijn twee routes, en ze verschillen flink in werk.

Route A — op de jaargrens. Je maakt het boekjaar in Exact af, inclusief de laatste btw-aangifte, en begint het nieuwe jaar in het nieuwe pakket met een beginbalans. Dit is veruit de rustigste route: je hebt per boekjaar één systeem, en je jaarrekening hoeft niet uit twee bronnen bij elkaar geraapt te worden.

Route B — tussentijds, met een overstapdatum. Ook prima te doen, maar je moet één ding goed kiezen: laat je overstapdatum samenvallen met het einde van een btw-tijdvak. Stap je over op 12 mei, dan moet je de aangifte over het tweede kwartaal uit twee systemen samenstellen, en wordt elke controle achteraf een puzzel. Stap je over per 1 juli, dan is elk tijdvak heel.

Bij route B neem je mee: de auditfile over het lopende jaar tót de overstapdatum, de saldi per die datum als beginbalans, en je openstaande debiteuren en crediteuren als losse posten. Die openstaande posten zijn het stukje dat mensen vergeten — zonder die sluit je bankafschrift straks niet aan op je boekhouding, want er komt een betaling binnen waar geen factuur tegenover staat.

Wat je in beide routes níet doet: je oude jaren opnieuw inboeken in het nieuwe pakket. Dat hoeft niet, het kost dagen, en het levert je een tweede versie van de waarheid op. Je oude jaren bewaar je als data, niet als levende administratie — zie de volgende paragraaf.

Bij een controle wil de Belastingdienst je administratie kunnen inzien tot zeven jaar terug. Niet je oude software — je gegevens, in een vorm die controleerbaar is. Dat is goed nieuws: je hoeft geen Exact-abonnement aan te houden “voor de zekerheid”.

Wat je wel nodig hebt, per afgesloten boekjaar:

• De auditfile van dat jaar.
• De kolommenbalans of proef- en saldibalans, als csv of pdf.
• De brondocumenten: verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen. Dit is het zware deel, want dit zit niet in de auditfile.
• De ingediende btw-aangiftes met de ontvangstbevestigingen.

Daar zit de kern van het begrip audit trail: elke boeking moet terug te voeren zijn op een brondocument, en elk brondocument moet terug te vinden zijn vanuit de boeking. Laat je je pdf’s in Exact achter en wordt je omgeving na drie maanden opgeruimd, dan houd je wel je cijfers over maar niet je bewijs. Je boeking zegt dan wel dat er € 1.210 naar een leverancier ging, maar je kunt niet meer laten zien waarvóór.

Praktisch: maak per boekjaar één map met die vier onderdelen, zet die ergens waar je hem over zes jaar nog terugvindt, en niet uitsluitend bij een leverancier bij wie je geen klant meer bent.

Niets van dit lijstje is een ramp. Het wordt er alleen wel één als je er in week drie achterkomt.

Je bankkoppeling. Die verhuist niet mee. Je koppelt opnieuw in het nieuwe pakket en let op de naad: zorg dat de laatste dag in Exact en de eerste dag in het nieuwe pakket op elkaar aansluiten. Een dag dubbel is vervelend, een dag gemist is erger, want die valt pas op bij de aansluiting van je banksaldo.

Terugkerende facturen en abonnementen. Die staan als instelling in Exact, niet als data in de auditfile. Maak een lijstje van wat er maandelijks automatisch uitgaat vóórdat je opzegt. Anders merkt je klant het eerder dan jij.

Je factuurnummering. Ga door waar je gebleven bent, begin niet opnieuw bij 1. Een factuur moet een uniek, opeenvolgend nummer hebben; twee facturen met nummer 1 in hetzelfde jaar is precies het soort rommel waar een controleur op doorvraagt. Zie de factuureisen op belastingdienst.nl.

SEPA-incassomachtigingen. Als je automatisch incasseert, hangt daar een incassant-ID en een machtigingenadministratie aan. Die moet mee, en je moet weten welke machtigingen nog lopen.

Koppelingen met de rest van je bedrijf. Webshop, kassa, urenregistratie, salarisverwerking, voorraadsysteem. Inventariseer ze vóór je iets doet en zoek per koppeling uit wat het nieuwe pakket kan. Dit is meestal de post die de overstap doet klappen — niet de boekhouding zelf. Als er drie bedrijfskritische koppelingen aan Exact hangen, is dat een serieus argument om te blijven.

De toegang van je accountant. Als je accountant in Exact meekijkt, is hij die kwijt zodra je abonnement afloopt. Bespreek het vóór je overstapt, niet erna. Zie ook: boekhouder of boekhoudsoftware.

Het e-mailadres waar je facturen binnenkomen. Veel administraties hebben een scan-naar-boekhouding-adres. Leveranciers blijven daar maanden naartoe sturen. Zet een doorstuurregel of informeer je vaste leveranciers.

Dit staat er omdat het waar is, niet uit bescheidenheid.

Blijf zitten als je midden in een boekenonderzoek zit of in een lopende discussie met de Belastingdienst. Van systeem wisselen terwijl iemand je administratie beoordeelt, maakt je positie alleen maar lastiger uit te leggen.

Blijf zitten als je accountant in Exact werkt en je tevreden bent. De uren die hij kwijt is aan jouw nieuwe pakket, factureert hij aan jou. Dan betaal je twee keer voor hetzelfde: één keer in software die je bespaart en één keer in advieskosten die erbij komen.

Blijf zitten als je Exact voor meer gebruikt dan boekhouden. Projectadministratie, urenregistratie, voorraadbeheer, HR, meerdere entiteiten met consolidatie: dan ruil je één abonnement in voor drie losse tools plus het koppelwerk ertussen. Dat is bijna nooit goedkoper en zeker niet eenvoudiger.

Blijf zitten tot na je piek. Wie in december overstapt terwijl december zijn drukste maand is, doet twee dingen tegelijk die allebei aandacht vragen.

Stel uit als je op een jaarabonnement zit dat nog maanden loopt. Dan is de vraag niet “of” maar “wanneer” — zet de opzegdatum in je agenda en bereid de export alvast voor.

Geldt geen van deze vijf? Dan is de jaargrens je moment, en is de rest van dit artikel je checklist.

Eerlijk is eerlijk, want anders is de rest ook niet te geloven.

Breedte. Exact Online is geen boekhoudpakket, het is een bedrijfssysteem met boekhouden erin. Voorraad, projecten, uren, HR: als je dat nodig hebt, is de vergelijking niet eens eerlijk.

Het ecosysteem. Jarenlang opgebouwde branchekoppelingen voor bouw, horeca en retail. Die repliceer je niet even.

Het accountantsnetwerk. Vrijwel elk kantoor in Nederland kan in Exact werken. Wissel je van accountant, dan is de overdracht triviaal. Bij een kleiner platform is dat een gesprek.

Meerdere administraties met consolidatie. Voor een holdingstructuur met meerdere werkmaatschappijen en een geconsolideerde jaarrekening is dat een echt voordeel.

Volwassenheid. Als er iets misgaat, is er altijd iemand die het pakket kent.

FINEO is jonger, heeft minder koppelingen met derden en een kleinere community. Dat is geen nuance-om-de-nuance, dat is gewoon zo.

In uren. De volgende inschatting is van ons, niet gemeten bij jou, en de spreiding is groot. Het gaat om de verdeling, niet om het totaal:

• Auditfile maken en controleren: kort, een half uur tot een uur.
• Bijlagen en pdf’s exporteren en ordenen: meestal de grootste post, en die schaalt recht mee met je aantal jaren en je documentvolume.
• Nieuwe omgeving inrichten — grootboek nalopen, btw-codes controleren, factuurlay-out opbouwen: een halve tot een hele dag.
• Koppelingen opnieuw leggen: per koppeling, en dit is de post met de meeste verrassingen.
• De eerste btw-aangifte in het nieuwe pakket: reken op extra controletijd, één keer.

Voor een eenvoudige BV zonder koppelingen is dit een dag werk. Met een webshop, een kassa en vijf jaar bonnen zijn het er meer.

In euro’s. Exact Online publiceert deze pakketten:

| Pakket | Per maand, ex btw | Inbegrepen | |---|---|---| | Essentials | € 49 | 1 gebruiker, 1 administratie, 1 bankkoppeling, 25 verkoopfacturen | | Plus | € 99 | 2 gebruikers, 2 administraties, 5 bankkoppelingen, 100 verkoopfacturen | | Professional | € 159 | 2 gebruikers, 2 administraties, onbeperkt bankkoppelingen en facturen | | Premium | vanaf € 299 | 2 gebruikers, 2 administraties, onbeperkt |

*Prijzen en limieten zoals gepubliceerd op exact.com/nl, geraadpleegd 22 september 2026, exclusief btw. Extra gebruikers en extra administraties worden apart berekend. Prijzen veranderen — controleer ze op de site van Exact voordat je iets doorrekent.*

Bij FINEO werkt het anders: de software is € 0 en er is geen abonnement. Je betaalt € 50 ex btw per btw-aangifte die een echte reviewer nakijkt voordat hij via Digipoort naar de Belastingdienst gaat, en € 12 ex btw per DGA-loonstrook inclusief jaaropgaaf. Bij vier aangiftes per jaar is dat € 200 ex btw. Stuur je meer dan 250 facturen per maand, dan is er FINEO PRO voor € 99 per maand ex btw met 1.000 facturen — op PRO kost een btw-aangifte € 250, omdat er meer na te lopen valt. De volledige opzet staat op de prijzenpagina.

Twee eerlijke kanttekeningen. Een: vergelijk met jouw eigen Exact-factuur, niet met het instaptarief — extra gebruikers en administraties tellen op. Twee: je accountantskosten verdwijnen niet automatisch omdat je pakket verandert. Wil je daar echt op besparen, kijk dan naar wat je boekhouder precies voor je doet voordat je op software gaat vergelijken.

1. Kijk welk abonnement je hebt — maand of jaar. Dat bepaalt je deadline. 2. Inventariseer je koppelingen. Webshop, kassa, uren, salaris, incasso. Dit is je go/no-go. 3. Praat met je accountant. Voordat je iets opzegt. 4. Kies je overstapdatum. Jaargrens als het kan; anders het einde van een btw-tijdvak. 5. Maak de auditfile per boekjaar — en open ze. 6. Exporteer je pdf’s en bijlagen. De grootste klus; begin hier vroeg mee. 7. Richt het nieuwe pakket in en importeer de auditfile van het lopende jaar. 8. Draai een periode dubbel. Vergelijk je banksaldo, je debiteurenstand en je btw-positie in beide systemen. 9. Pas als stap 8 klopt: opzeggen. Niet eerder.

Een algemene versie van dit stappenplan, ook voor andere pakketten, staat in overstappen van boekhoudpakket.

Concreet, zodat je weet waar je aan begint.

Wat we inlezen. Je auditfile in XAF 3.2 of 4.0, tot 50 MB per bestand. Je krijgt eerst een preview: hoeveel grootboekrekeningen, relaties en boekingen we erin zien, plus de waarschuwingen — vóórdat er iets wordt weggeschreven. Pas als dat klopt, draait de import: je grootboekschema, je debiteuren en crediteuren, en je journaalposten met de btw-codes per regel.

Wat we er níet uit halen. Je factuur-pdf’s, je bonnen, je factuurlay-out en je koppelingen. Die zitten niet in de auditfile, dus die neem je apart mee. Wij kunnen dat niet voor je verzinnen en we doen ook niet alsof.

Er is geen directe koppeling met Exact Online. Voor Moneybird is er een OAuth-koppeling; voor Exact is het de auditfile. Dat is geen tussenoplossing — de auditfile is juist het formaat dat de Belastingdienst zelf hanteert — maar het betekent wel dat je één handeling zelf doet.

Je zet een overstapdatum. Alles ervoor is historie, alles erna is levend. Je bankafschriften lees je in via MT940 of csv.

En het belangrijkste: je hoeft niets op te zeggen om te beginnen. De software is gratis en er is geen abonnement, dus je kunt FINEO een kwartaal naast Exact laten draaien en pas opzeggen als je saldi, je debiteurenstand en je btw-positie in beide systemen gelijk zijn. Dat is de enige reden dat deze overstap risicoloos kan zijn: je hoeft niet te springen om te kijken.

Weet je nog niet of je bij ons moet zijn? Vergelijk dan eerst breed in online boekhouding vergelijken of bekijk het beste boekhoudprogramma voor je BV.